Manajemen Sumber Informasi
A. PENDAHULUAN
Peningkatan pemahaman komputer oleh pemakai mudahnya pemakai
memperoleh hardware dan software memberikan kesadaran terhadap
perusahaan bahwa memang dibutuhkan sistem komputerisasi. Sebagai contoh
dua pemakai dalam area yang berbeda ingin mengembangkan sistem secara
serentak untuk menyiapkan laporan yang sama, atau mereka masing-masing
membeli paket software yang sama. Maka, sebaiknya manajemen puncak dari
perusahaan tersebut menetapkan penggunaan komputerisasi dalam
organisasinya, yang akan berguna untuk mengetahui pencitptaan sumber
informasi dan pengelolaanya. Perencanaan formal untuk manajemen
informasi ini disebut Information Reseurces management (IRM) atau
manajemen sumber informasi.
IRM adalah konsep manajemen sumber informasi yang mengenal informasi
sebagai sumber organisasional utama yang harus dikelola dengan tingkat
kepentingan yang sama seperti sumber organisasional dominan lain seperti
orang, keuangan, peralatan & manajemen.
- Informasi merupakan salah sau sumber utama dari perusahaan & dapat dikelola seperti halnya sumber lain.
- IRM (Information Resource Management) merupakan metodologi siklus
hidup yang digunakan untuk menciptakan sistem yang berkualitas.
B. PEMBAHASAN
1. PANDANGAN TENTANG IRM
- IRM SEPERTI HALNYA MANAJEMEN INFORMASI SUMBER
Informasi adalah salah satu sumber utama dari perusahaan, dan ia dapat dikelola seperti halnya sumber-sumber lain. Informasi
adalah sumber konseptual yang mana menggambarkan sumber-sumber fisik
yang harus dikelola oleh manajer. Jika skala operasinya terlalu besar
untuk diobservasi, maka manajer dapat memonitor sumber-sumber fisik
dengan mengunakan informasi yang menggambarkan atau mewakili
sumber-sumber tersebut.
Kritik terhadap pandangan IRM ini muncul. Alasannya adalah bahwa
denga pandangan seperti itu, maka pengukuran nilai informasi menjadi
sulit. Dan adanya kenyataanbahwa informasi bersifat konseptual bukan
fisik.
- IRM MERUPAKAN CARA UNTUK MENINGKATKAN KUALITAS SISTEM INFORMASI
Dari pada mengandalakan kebijaksanaan yang ditetapkan oleh
manajemen puncak, yang berlaku untuk seluruh organisasi, sebaiknya
perhatian harus ditujukan kepada tingkat bawah, dimana sistem
dikembangkan. Pandangan ini menganggap IRM sebagai metodologi
siklus hidup yang digunakan untuk menciptakan system yang dapat
menghasilkan informasi berkualitas.
Dasar dari pandangan ini adalah adanya keyakinan bahwa tugas-tugas
pengelolaan semua informasi dalam perusahaan begitu banyak bila hanya
dilkakuan dengan satu usaha.situasi ini sama seperti pada waktu usaha
MIS pertama kali dilakukan, yaitu dengan menerapkan satu sistem untuk
memenuhi kebutuhan informasi bagi seluruh organisasi. Kita telah
mengetahui bahwa usaha-usaha awal tersebut umumnya gagal dan mendorang
diketemukannya DSS.
Walalupun argumen bahwa kebijaksanaan yang dibuat sendiri tidak akan
cukup adalah benar, namun kelemahan utama dari pandangan ini adalah
bahwa ia mengabaikan perlunya control terpusat dan control yang
terkoordinasi.
- IRM SEBAGAI MANAJEMEN SUMBER KOMPUTERISASI
Karena sulit untuk mengukur nilai informasi, maka perhatian diarahakan kepada sumber-sumber yang menghasilkan informasi. Asumsi
dasarnya adalah bahwa jika perusahaan mengelola komputernya,
databasenya, spesialis informasinya, dan sebagainya, berarti ia
mengelola informasinya.
Kritik terhadap pandangan ini menyatakan bahwa perusahaan dapat
dikelabui untuk percaya bahwa informasinya telah dikelola, dimana pada
kenyataanya pada waktu itu ia tidak kelola. Perusahaan tidak boleh
terlalu terlibat dalam manajemen sumber, yang hal ini akan menghilangkan
pandangan mengenai komoditi yang dihasilkan oleh sumber tersebut yaitu
informasi.
- PANDANGAN YANG LUAS TERHADAP IRM
Mehdi Khosrowpour mengemukakan kepada penulis buku ini, melalui surat
pribadi, bahwa definisi IRM adalah, “Konsep manajemen sumber informasi
mengenal informasi sebagai sumber oraganisasional utama yang harus
dikelola dengan tingkat kepentingan yang sama seperti sumber
organisasional dominant yang lain, seperti orang, bajan, keuangan,
peralatan, dan manajemen. Lebih jauh lagi, IRM ini menghendaki adanya
manajemen komprehensif terhadap semua komponen teknologi pemrosesan
informasi maupun terhadap elemen manusia, agar keduanya dapat
mengumpulkan, memproses, menyebarkan, dan mengelola informasi, yang
merupakan aset organisasional yang utama. “Ia mengidentifikasi sumber
informasi yang meliputi: informasi, hardware pemrosesan, software
pemrosesan, telekomunikasi, otomatisasi kantor, struktur sistem
informasi, para professional system, end-user, dan struktur manajemen.
Pandangan mengenai IRM dalam buku ini adalah sesuai dengan definisi dan
dafar sumber yang dikemukakan oleh Khosrowpour ini.
2. INFORMASI SEBAGAI SUMBER STRATEGIS
Kita telah mengetahui bahwa perusahaan berada dalam lingkungan yang
terdiri atas elemen-elemen, seperti pelanggan, pemasok, pemerintah, dan
pesaing. Pandangan ini dilukiskan pada gambar 19.1. Perusahaan berusaha
untuk menetapkan arus sumber fisik dan informasi secara dua arah dengan
semua elemen tersebut kecuali dengan pesaing. Secara ideal, hanya arus
informasi yang masuklah yang menghubungkan perusahaan dengan pesaingnya.
Tujuan utama dari perusahaan adalah untuk memelihara operasi yang
menghasilkan keuntungan, sehingga ia dapat terus memberikan produk dan
pelayanan (barang dan jasa) yang dibutuhkan oleh pelanggannya.
Perusahaan harus menjalankan tujuannya tersebut dalam kendala yang
diakibatkan oleh lingkungan.walaupun semua elemen dapat mengakibatkan
terjadinya kendala, namun yang paling kelihatan adalah yang datangnya
dari pesaing. Pesaing secara aktif berusaha untuk menyaingi keberhasilan
perusahaan tersebut.
Informasi merupakan salah satu sumber yang dapat menghasilkan
keuntungan kompetitif. Caranya : Dengan memfokuskan pada pelanggan &
membangun sistem informasi yang bisa meningkatkan arus informasi antara
perusahaan dan elemen lingkungannya.Arus Informasi antara perusahaan
dan pelanggan :
1) Informasi yang menerangkan kebutuhan produk
2) Informasi yang menerangkan penggunaan produk
3) Informasi yang menerangkan kepuasan produk
3. PERENCANAAN STARTEGIS UNTUK SUMBER INFORMASI
Jika informasi akan digunakan sebagai sumber untuk mendapatkan
keuntungan kompetitif maka penggunaannya harus direncanakan. Lebih dari
itu perencanaan tersebut harus dilakukan oleh eksekutif perusahaan dan
harus bersifat jangka panjang. Aktifitas perencanaan yang
menidentifikasikan sumner-sumber informasi yang akan yang akan
diperlukan pada masa yang akan dating dan cara penggunaannya dinamakan
SPIR (Strategic Planning for Information Resources). Gagasan utama yang
mendasari SPIR ini adalah adanya hubungan antara tujuan perusahaan
secara keseluruhan dengan rencananya untuk sumber-sumber informasinya.
Sumber-sumber informasi harus digunakan untuk mendukung pencapaian
tujuan perusahaan.
Berdasarkan survey selama tahun delapan puluhan mengungkapkan bahwa
SPIR adalah hal yang paling penting kaitannya dengan penggunaan
computer dalam bisnis. Namun demikian manajemen belum menyadari akan
pentingnya SPIR ini. Kesadaran tersebut berkembang secaara bertahap.
William R.King professor pada University of Pittsburgh menetapkan tiga
tahapan ini yaitu pra-perencanaan IS strategis, era SPIR awal dan era
SPIR modern.
Perencanaan strategic merupakan perencanaan yang paling memerlukan
perhatian. Karena memerlukan perkiraan yang matang untuk dapat mencapai
tujuan organisasi pada masa sekarang dan akan datang.
- Gagasan utama dari SPIR adalah adanya hubungan antara tujuan
perusahaan secara keseluruhan dengan sumber-sumber informasi.
Sumber-sumber informasi harus digunakan untuk pencapaian tujuan.
- Perencanaan yang digunakan Top Down :
Langkah pertama adalah menentukan tujuan organisasi kemudian direncanakan aktifitas setiap unit perusahaan.
- Pendekatan-pendekatan Top Down :
1. BSP IBM (Business System Planning)
- Pendekatan studi total
- Setiap manajer diinterview untuk menentukan kebutuhan informasi,
kemudian sistem diimplementasikan sesuai dengan kebutuhan informasi.
2. CSF (Critical Success Factor)
- Perencanaan sumber informasi dengan mengidentifikasi kunci keberhasilan yang nenentukan keberhasilan dan kegagalan
3. Transformasi susunan strategis
- Misi, Tujuan, strategi dari perusahaan merupakan dasar tujuan, batasan, strategi perencanaan sistem.
- Proses pentransformasian dari susunan strategi organisasi menjadi susunan strategi SIM dinamakan proses perencanaan strategi SIM
4. MANAJEMEN DAN STRATEGI END USER COMPUTING
Bila CIO mempunyai pengaruh, sumber-sumber informasi perusahaan juga
akan mengalami perubahan. Selama beberapa tahun, trend operasi pelayanan
informasi terpusat telah berubah menjadi trend pendistribusian
sumber-sumber komputerisasi keseluruh perusahaan, terutama dalam bentuk
mikrokomputer.
Sebagian besar dari peralatan yang didistribusikan ini digunakan oleh
pemakaian yang tidak mempunyai pemahaman komputer secara khusus.
Aplikasi-aplikasi dari pemakai ini terdiri atas software tertulis yang
telah dibuat oleh bagian unitpelayanan informasi atau diperoleh dari
sumber-sumber luar. Namun demikian, ada juga pemakai yang hanya
mengunakan komputer. Mereka ini juga mendisain dan mengimplementasikan
aplikasinya sendiri.
Sekarang perusahaan dihadapkan pada tantangan untuk mengolah
sumber-sumber informasi yang tersebar tersebut . dalam bagian in, kita
akan meneliti gejal-gejalanya dan mencari beberapa cara yang dapat
dilakukan oleh perusahaan agar ia dapat mencapai tingkat kontrol yang
diharapkan.
- JENIS END-USER
Salah satu study pertama mengenai end-user dilakukan pada tahun 1993
oleh John Rockart dari MIT dan Lauren S. Flannery, seorang mahasiswa
jurusan MIT. Mereka menginterview 200 end-user ditujuh perusahaan dan
menidentifikasi enam jenis.
- End-User Non-Pemrograman.
Pemakai (user) ini hanya mempunyai pemahaman komputer yang sedikit
atau mungkin tak punya sama sekali, dan ia hanya menggunakan sofware
yang telah dibuat oleh orang lain. Ia berkomunikasi dengan hadware
dengan bantuan menu dan mengandalkan orang lain untuk memberikan bantuan
teknis.
Pemakai (user) ini menggunakan sofware tertulis yang telah tersedia,
namun ia juga menggunakan 4GL untuk mengakses database dan membuat
laporan khusus.
Selain menggunakan sofware tertulis dan 4GL, pemakaian ini juga dapat
menulis programnya sendiri dan menggunakan bahasa programan. Karena ia
mempunyai pemahaman komputer yang lebih baik, ia biasanya menghasilkan
informasi untuk pemakian non-programan dan pemakai tingkat perintah.
Contoh pemakai jenis ini adalah aktuaris (penaksir), analis keuangan,
dan insiyur.
- Personel Pendukung Fungsional.
Pemakai ini ditugaskan di unit fungsional perusahaan dan menangani
penggunaan komputer. Ia mempunyai tingkatan sebagai ahli seperti yang
ada di unit pelayanan informasi.
- Personel Pendukung Komputerisasi End-User.
Spesialis informasi ini ditugaskan di unit pelayanan informasi, namun membantu end-user dalam pengembangan sistem.
Ia merupakan golongan programer khusus, yang ditugaskan di pelayanan
informasi, yang diharapkan memberikan dukungan kepada end-user. Dukungan
ini biasanya diberikan untuk menentukan harga kontrak.
Klasifikasi ini terlalu luas. Ia memasukkan pemakai yang tidak
mempunyai pemahaman komputer (end-user non-pemrograman) dan pemakai yang
merupakan spesialis informasi (personel pendukung profesional, personel
pendukung komputerisasi end-user, dan pemrograman DP). Dua jenis yang
terakhir seharusnya bahkan tidak termasuk ke dalam area pemakai.
Kita telah mnggunakan istilah end-user computing untuk menjelaskan
pengembangan sistem berdasarkan komputer oleh orang yang mengunakan
output dari sistem tersebut. Penekanannya adalah pada pengembangan. Hal
yang sama juga dilakukan oleh Suzanna Rivard dari
Ecole des Hautes etudes Commerciales,
Montreal dan Sid L. Huff dari University of Western Ontario, dalam
study mereka terhadap 272 end-user. Mereka membatasi klasifikasi mereka
terhadap tiga kategoti tengah yang dikemukakan oleh Rockart dan
Flannery:
- User tingatan perintah
- Pemrograman end-user
- Personel pendukung fungsional
Hal ini nampaknya merupakan kesepakatan yang masuk akal, dan kita
menganggapnya sebagai klasifikasi end-user. Ia tidak menyertakan pemakai
yang tidak mempunyai kemampuan untuk mengembangkan sistemnya sendiri,
dan juga spesialis informasi yang ditugaskan dalam unit pelayanan
informasi, ia juga mengetahui, dengan memasukkan atau menyertakan
personel pendukung fungsional, bahwa departemen pemakai dapat memperoleh
spesialis komputernya sendiri.
Walaupun klasifikasi Rockart dan Flannery nampaknya terlalu luas
untuk standar sekarang ini, namun studi mereka memberikan kontribusi
yang penting bagi end-user computing, karena mereka mengungkapkan bahwa
tak ada end-user khusus. Ada benyak jenisnya, tergantung pada tingkat
pemahaman komputer dari pemakai, dan setiap jenis tersebut mempunyai
kebutuhan sendiri-sendiri.
2. APLIKASI END-USER POTENSIAL
Nampaknya beralasan bila ada anggapan bahwa end-user lebih berusaha
menerapkan aplikasinya untuk memenuhi kebutuhan informasinya sendiri
atau kebutuhan informasi untuk unitnya, dari pada untuk kebutuhan
informasi perusahaan. Oleh karena itu, end-user sebenarnya tidak
mengembangkan aplikasi pemrosesan data, MIS, dan otomatisasi kantor,
seperti voice mail dan video conferencing, sebab ia biasanya
mengimplementasikan secara umum. Juga, end-user sebenarnya tidak boleh
mengembangkan expert system karena sistem ini mempunyai sifat khusus.
Hal ini berarti bahwa end-user computing hanya terbatas pada aplikasi
DSS dan otomatisasi kantor, seperti word processing, pengiriman
elektronik, dan pengkalenderan elektronik, yang dapat disesuaikan dengan
sekelompok kecil pemakai.
Dengan memahami aplikasi yang mana yang mungkin dikembangkan dan yang
mungkin tidak bisa dikembangkan oleh end-user , maka hal ini akan
menjadi teka-teki bagi arah perkembangan en-user computing. Ia membrikan
indikasi mengenai bagaimana end-user dan spesialis informasi akan
berdampingan dimasa mendatang.
3. TAHAP PERTUMBUHAN END-USER COMPUTING
Selama jangka waktu yang pendek ketika end-user computing telah
mendapatkan popularitas, para pemakai dan aplikasi mereka menjadi lebih
canggih. Kita telah melihat bagaimana Richard Nolan menggunakan tahapan
siklus hidup untuk mendefinisikan evolusi jangka panjang penggunaan
perusahaan dalam penggunaan komputer. Cara yang sama dapat dilakukan
untuk mendeskripsikan evolusi end-user computing dalam perusahaan.
Sid Huff bersama dengan Malcolm Munro, profesor pada University of
Calgary, dan Barbara Marin, seorang konsultan free-lance, menjelaskan
bagaiman aplikasi end-user berevolusimelalui tahapan pertumbuhan dan
menjadi lebih matang pada setiap tahapan tersebut. Mereka mendefinisikan
kematangan dengan istilah connectivity – yaitu kemampuan
aplikasi-aplikasi untuk saling berinterface melalui transfer data.
Isolasi, selama tahap isolasi, pemakai
melihat tiap aplikasi sebagai entry yang terpisah. Pemakai menerima
dukungan nyata yang sedikit dari sistem dan pemakai ini menggunakan
sistem tersebut terutama untuk mendapatkan pengenalan dengan pemrosesan
komputer.
Sound-Alone, pemakai mulai melihat hubungan
logis antara sistem-sistemnya. Dalam usahanya untuk memadukan sistem
tersebut, pemakai biasanya akan memasukkan kembalioutput dari satu
sistem untuk meberikan input kepada sistem lain.
Integrasi Manual, para pemakai mulai
menukarkan data diantara mereka dan dengan fasilitas komputerisasi
sentral. Namun demikian, pertukaran ini dilakukan dengan mentransfer
file dari satu program ke program yang lain biasanya dalam bentuk
disket. Contohnya adalah penggunaan file dBASE sebagai input bagi
spreadsheet 1-2-3. jika pelayanan informasi tidak menentukan standar
untuk aktivitas ini, maka pemakai mebuat standarnya sendiri.
Integritas Otomatisasi, pemakai bisa
menukar data dengan database sentral dengan menggunakan jaringan
komunikasi . pertukaran ini dilakukan oleh DBMS yang mengelola database
sentral. Agar dapat membuat dan mengunakan system ini, pemakai harus
menyesuaikan standar yang telah ditentukan oleh pelayanan informasi.
Integrasi Terdistribusi, pada tingkat
kematangan yang paling tinggi ini, aplikasi end-user berada pada tingkat
organisasional, kelompok kerja, dan pemakai perorangan. Database
terpisah didistribusikan ke seluruh perusahaan pada setiap tingkat, dan
integrasi dilakukan oleh DBMS terdistribusi.
Professor Munro dan Huff, bersama dengan mahasiswa S2 dari University
British Columbia, Gary Moore, mempelajari status end-user computing di
47 organisasi, dan mendapati bahwa tak ada perusahaan yang dijadikan
obyek studi tersebut telah mencapai tahap kematangan integrasi
terdistribusinya. Mungkin hal tersebut disebabkan adanya kebutuhan DBMS
yang lebih canggih untuk mendukung database terdistribusinya. Namun
demikian, muff, Munro, dan Martin, mendapatkan suatu kesimpulan bahwa,
“walaupun dengan alat yang lebih baik, pasti akan ada hal (point) – yang
belum diketahui – yang berada diatas jangkauan pemakai, yang tidak akan
bias dijelajahi oleh pemakai
.
4. FAKTOR YANG MENDORONG END-USER COMPUTING
Pada sebagian besar perusahaan, bagian pelayanan informasi terlalu
banyak muatan kerja dan disitu terdapat antrean panjang pekerjaan yang
menunggu pengimplemenstasiannya. Adanya timbunan
pelayanan informasi ini
merupakan sebab utama mengapa end-user computing menjadi popular,
dimana pemakai menjadi tidak sabar dan memutuskan untuk melakukan
pekerjaannya sendiri.
Faktor lain adalah
murahnya dan mudahnya penggunaan hardware dan software.
Pemakai dapat membeli PC dan beberapa software pengembangan aplikasi
dengan hanya seribu dolar atau sekitarnya, seringkali tidak usah melalui
channel yang resmi.
Pemahaman pemakaimengenai komputer dan informasi juga
merupakan faktor menjadi populernya en-user omputing ini. Sekarang
semakin banyak pemakai yang telah mempelajari keterampilan komputer di
sekolah dan mereka mempunyaikeyaknan yang kuat terhadap kemampuannya
ini. Mereka tidak ragu-ragu lagi untuk mengembangkan dan membuat
aplikasinya sendiri.
Beberapa pemakai terdorong oleh prospek mengenai diperolehnya kemampuan untuk
melakukan kontrol yag lebih cermat atas
komputerisasi mereka. Pandangan ini diakibatkan oleh ketidakpercayaan
mereka terhadap pelayanan informasi. Mungkin ada beberapa kasu-kasus
kesalahan dan penembusan keamanan dalam pelayanan informasi.
Pemakai mungkin juga terdorong untuk
mengurangi biaya pemrosesan.
Situadi ini terjadi dalam perusahaan yang memindahkan pembiayaan
pengembangan dan penggunaan sistemkepada departemen yang memakai sistem
tersebut, dan biaya tersebut diangap terlalu tinggi.
Pengaruh atau dorongan eksekutif juga merupaka faktor.
Phillip Ein-Dor dan Eli Segev, profesor pada Tel Aviv Univeristy,
mangumpulkan data dari 21 perusahaan d wilayah Los Angeles dan
mendapatkan bahwa persentasi end-user manajemen dan non-manajemen akan
lebih tinggi jika CEO adalah pemakai.
5. KEUNTUNGAN DARI END-USER COMPUTING
End-user computing memberika kuntunga baik kepada perusahaan maupun
pemakai. Pertama, perusaaa akan memperoleh keuntungan dengan memindahkan
beberapa muatan kerja dari bagian pelayanan informasi kepada end-user.
Hal ini memungkinkan bagian pelayaan informasi untuk mengembangkan
sistem organisasional yang mungkin lebih menjadi muatan kerja yang
menumpuk selama beberapa bulan atau tahun. Ia juga memungkinkannya lebih
mempunyai waktu untuk memelihara sistem yang telah berada pada
komputer.
Kedua, tidak dikutsertakannya spesialis informasi dalam proses
pengembangan bisa mengatasi masalah yang telah menggangu
pengimpleentasian sepanjang era komputer – yaitu komunikasi. Banyak
pemakai yang tidak memahami jargon komputer yang diungkapkan spesialis
informasi, dan banyak spesialis informasi yang tidak memahami tugas atau
tanggung jawab pemakai. Karena para pemakai memahami kebutuhannya
sendiri dengan lebh baik dari pada orang lain, maka ketika mereka
mengembangkan sistem mereka sendiri, mereka mungkin akan lebih puas
dengan hasilnya. Mereka juga mempunyai perasaan memiliki – “ini adalah
sistem saya.”
Hasil akhir dari kedua keuntungan tersebut adalah bahwa akan
tercapainya tingkat keterampilan penggunaan komputer yang lebih tinggi.
Sedangkan keuntungan yang paling penting adalah dalam dukungan kebutuhan
pemakai dalam memecahkan masalah dan sistem memberikan apa yang
dibutuhkan oleh pemakai.
6. STRATEGI END-USER COMPUTING
Tugas
perusahaan adalah untuk menetapkan kebijaksanaan end-user computing
yang memberikan fleksibilitas kepada pemakai untuk melekukan inovasi
dalam penggunaan komputer, namun juga harus menetapkan kontrol untuk
memastikan bahwa penggunaan tersebut mendukung tujuan perusahaan.
Suatu strategi yang telah terkenal adalah penetapan atau pembangunan
pusat informasi, ini merupakan pemecahan yang dapatdiimplemestasikan
dengan cepat, namun hal ini harus diikuti oleh perubahan-perubahan yang
mendasar dari sifat-sifat yang telah permanen. Sutu contoh perubahan
yang mendasar ini adalahbahwa pelayanan informasi melepaskan tugas
sebagai pemrosesan dan ia diberi tugas khusus untuk mengontrol jaringan.
Pada bagian dibawah ini, kita akan membahas dua strategi tersebut.
Information center (pusat informasi) adalah area dalam perusahaan
yang berisi sumber-sumber komputerisasi yang perlu dikembangkan oleh
pemakai dan dengan aplikasinya sendiri. Sumber-sumber tersebut meliputi
hardware, seperti terminal, mikros, printer, letter-quality, plotter,
dan juga meliputi software, seperti paket spreadsheet elektronik, DBMS,
4GL, dan paket grafik. Disitu terdapat pula spesialis informasi, yang
ditugaskan untuk membantu pemakai dalam mengembangkan atau membuat
sistemnya. Tujuan dari hal ini adalah agar pemakai mendapatkan kepuasan
dalam menggunakan komputer.
IBM Canada dianggap yang membangun pusat komputer yang pertama pada
tahun1974, dan ide tersebut secara cepat tersebarke berbagai
perusahaan-perusahaan. Beberapa pusatnya bersifat sangat sederhana,
yaitu hanya dikelola oleh satu orang. Sedangkan yang lain memiliki lebih
dari 50 spesialis yang dapat membantu para pemakai. Rata-rata ada 8
spesialis yang menjadi staff di satu pusat informasi itu.
Pusat informasi yang baru dibuka setiap tahunnya, namun berbagai
pusat yang sudah tua ditutup. Perusahaan merasa bahwa pusat-pusat
tersebut memberikan kegunaan; para pemakai bisa mengembangkan apa yang
menjadi kepuasannya dan mereka dapat emperoleh sumber-sumber mereka
sendiri. Itulah yang terjadi di Quaker Oats. Pusat informasinya dibuka
pada tahun 1984, dankurang dari tiga tahun, perusahaan tersebut mencapai
tujuannya. Lebih dari dua ribu pemakai diberi pelatihan, dan lebih dari
1200 mikros dan tiga ribu paket software telah diinstal.
Salah satu masalah yang berkaitan dengan pusat informasi ini adalah
perelokasian para spesialis. Mereka dapat diberi berbagai tugas dalam
perusahaan, dengan dipekerjakan di pelayanan informasi atau dipekerjakan
di departemen pemakai. Strategi yagmungkin dengan menugaskan mereka
delam area perusahaan yang ketinggalzn dalam menggunakan komputer.
Seorang profesor MIT dan konsultan, John D. Donovan menggambarkan
penyebaran end-user computingdalam suatu organisasi dengan diagram tiga
dimensi, yag terlihat pada gambar 19.14. Aksis X menunjukkan bagaimana
perusahaan mendistribusikan peralatan komputerisasinya , dan aksis Y
menunjukkan bagaimana perusahaan mendesentralisasi proses pengembangan
sistemnya.
Bila perusahaan menaikan aksis Y dari gambar tersebu, maka pemakai
menjadi lebih mampu merancang dan mengembangkan sistemnya sendiri, tidak
tergantung kepada unit pelayanan informasi sentralaksis Z juga
menunjukkan bagaimana perusahaan mendesentralisasikan pembuatan
keputusan mengenai sumber-sumberinformasinya – yaitu membuat keputusan,
misalnyaperalatan yang bagaimana yang akan didapatkan dan aplikasi apa
yang akan dikembangkan.
Point awal dari ketiga aksis itu adalah gambaran tempat perusahaan
pada waktu pertama kali menggunakan komputer. Segala sesuatunya telah
dilakukan dalam pelayanan informasi sentral. Sebagian perusahaan telah
bergerak ke point A, yang disebut sebagai Big brother (keluarga besar).
Disini, peralatan didistribusikan, namun pelayanan informasi masih
mebuat keputusan dan mengembangkan sistem. Masalah yang dihadapi
perusahaan ketika ia berada di point A adalah terjadinya momentum diman
trend end-user computing muncul. Jauh sebelumnya, permintaan akan
dukungan informasi meningkat begitu besar, dan pelayana informasi tidak
bisa mengatasi permintaan ini.
Dalam situasi ini, perusahaan bisa melakukan salah satu dai tiga
strategi dasar. Ia dapat memberika keleluasaan kepada pemakai untuk
menentukan aplikasi mana yang ia ingin kembangkan, namun pelayanan
informasi mengembangkannyajuga. Strategi ini menggerakan perusahaan ke
point B, yang diebut
Helping Hand pelayana inforamsi juga
membiarkan pemakai untuk mengembangkan sistemnya sendiri, namun
pelayanan informasi yang memutuskan sistem yang akan dikembangkan
tersebut. Ini berada di point C, yang disebut
Watchdog.
Menurut Donovan, point Helping Hand dan Watchdog ini tidak memiliki
tujuan jangka panjang yang berguna. Bila penggunaan komputer meluas ke
area-area lain, seperti sistem informasi eksekutif dan expert system,
maka akan lebih sulit bagi pelayanan informasi untuk memberikan semua
bantuan yang dibutuhkan oleh point Helping Hand. Juga, mustahil bagi
unit pelayanan informasi sentral untuk mengawasi segala sesuatu yang
terjadi pada point Watchdog. Oleh karena itu, tujuan terakhir dari
perusahaan adalah mencapai point D. Pada point ini, sumber-sumber
komputerisasi diberikan dan pembuatan keputusan mengenai sumber-sumber
tersebut didesentralisasi. Tanggung jawab utama pelayanan informasi
adalah menghubungkan network ke sumber-sumber tersebut.
Agar pencapaian status network ini lancar, Donovan menyarankan bahwa
CIO harus memelopori meninggalkan atau melepaskan sumber-sumber
komputerisasi perusahaan dan membiarkannya agar dikontrol oleh
departemen yang menggunakannya. Tujuan CIO dan pelayanan informasi
adalah terjadinya penyambungan atau hubungan dalam network.
Jika car diatas benar-benar dilakukan, nampaknya akan menarik. Satu
pertanyan mengenai aplikasi yang kita kemukakan sebelumnya maka tidak
akan berlaku lagi bagi end-user computing. Jika pelayanan informasi
melepaskan diri dari sumber-sumber pemrosesan, maka siapa yang akan
mengembangkan dan memelihara sistem pemrosesan data, MIS, aplikasi OA
berskala perusahaan, dan expert system? Secara realistis, tujuan
seharusnya tidak berada di point D, namun pada tempat
yang mendekati point D. Pelayanan informasi mungkin dapat melepaskan diri dari
porsi besar pengurusan sumber-sumber pemrosesan.
C. KESIMPULAN
IRM adalah konsep manajemen sumber informasi yang mengenal
informasi sebagai sumber organisasional utama yang harus dikelola dengan
tingkat kepentingan yang sama seperti sumber organisasional dominan
lain seperti orang, keuangan, peralatan & manajemen. Bila konsep
manajemen sumber informasi ini diterapkan, maka akan mendapatkan
beberapa keuntungan kompetitif, diantaranya :
- Terjalinnya hubungan yang baik antara elemen-elemen
- Diperlukan arus informasi dengan semua elemen-elemen lingkungannya
- Pentingnya efisiensi operasi internal
D. DAFTAR PUSTAKA