manajemen umum

PENERAPAN MENEJEMEN MUTTU DALAM PROSES PENERIMAAN KARYAWAN



 PENDAHULUAN

Rekrutmen dan Seleksi karyawan baru merupakan tantangan tersendiri bagi para manajer dan direksi. Pernahkah, misalnya, Anda mendengar dan bahkan mengalami sendiri, seorang calon karyawan diterima begitu saja tanpa prosedur yang semestinya? Padahal hal itu membawa implikasi dalam pencapaian tujuan perusahaan jika penerimaan karyawan baru dengan cara yang tidak prosedural dan obyektif, misalnya "surat sakti" dari seseorang pejabat penting. Dalam manajemen modern, ditambah dengan semakin kompetitifnya pasar kerja, hal itu sangatlah tidak wajar.
Faktor-faktor ekonomi dan demografi dari angkatan kerja saat ini akan menjadi hal nyata yang akan meningkatkan tantangan yang dihadapi manajer. Diperkirakan bahwa selama dekade akan datang, pertumbuhan angkatan kerja di Indonesia akan semakin meningkat, namun di pihak lain perusahaan - perusahaan belum tentu sudah pulih sepenuhnya. Dengan demikian, manajer dihadapkan pada upaya rekrutmen dan seleksi yang ketat untuk mendapatkan karyawan baru yang terbaik dengan prosedur yang sah.

PILIHAN STRATEGIS

Banyak masalah yang dihadapi Indonesia yang terkait dengan lapangan / kesempatan kerja, misalnya suplai angkatan kerja yang melebihi permintaan pasar kerja, masalah pengangguran, masalah kualifikasi karyawan, dan sebagainya. Isu lain yang sifatnya lebih mikro antara lain ialah bagaimana menggunakan prosedur rekrutmen dan seleksi yang objektif , tidak diskriminatif, terpercaya, dan absah. Oleh karena itu, pihak perusahaan harus menentukan ragam pilihan strategis dalam seleksi karyawan baru, seperti berikut.


a. Perusahaan dapat membuat suatu pilihan strategis yang berfokus pada pendekatan  jender dan lingkungan sosial.
b. Perusahaan dapat memilih atau membeli karyawan baru (rnenyewa tenaga kerja kurang terlatih atau yang terlatih dan profesional).
c. Perusahaan membuat keputusan dengan memperhatikan anggaran yang tersedia untuk rekrutmen dan seleksi karyawan.
d. Perusahaan dapat membuat suatu pilihan strategis untuk mencari sumber tenaga kerja yang belum dimanfaatkan.
e. Perusahaan membuat keputusan strategis dengan memperhatikan kecanggihan teknologi dari cara baru rekrutmen dan seleksi.
f. Perusahaan dapat memilih cara yang terbaik, yaitu apakah merekrut dan menyeleksi karyawan dari dalam dan atau dari luar perusahaan.


PENYELEKSIAN SUMBER DAYA MANUSIA
1. Proses Penyeleksian
Proses penyeleksian bekerja sama dengan elemen - elemen, yaitu tujuan / sasaran perusahaan, rancangan pekerjaan, dan penilaian kinerja, seperti halnya juga pada rekrutmen dan seleksi.
Elemen pertama dalam proses penyeleksian harus termasuk kebijakan umum perusahaan dalam menyewa karyawan. Manajer dapat mempekerjakan orang terbaik untuk pekerjaan - pekerjaan khusus dengan gaji dan manfaat yang tinggi atau relatif dengan pembayaran gaji dan upah yang lebih rendah, tanpa mempedulikan derajat perputaran karyawan atau ketidakpuasan tentang upah, manfaat, dan kondisi kerja. Pengambil keputusan harus menentukan bagaimana para karyawan merasa cocok dalam kerangka menyeluruh dari perusahaan dan harus pula mengembangkan hubungan antarkaryawan dalam perusahaan.
Elemen kedua, rancangan pekerjaan, menentukan apa tugas dan kewajiban tiap pekerjaan. Bagaimana upaya memotivasi atau pengulangan tiap pekerjaan menjadikan pengaruh yang besar terhadap kinerja karyawan bersangkutan. Kinerja tersebut akan dipengaruhi oleh kemampuan dan motivasi mereka. Rancangan pekerjaan akan berpengaruh besar pada dua faktor tersebut.
Elemen ketiga merupakan cara mengukur keberhasilan suatu pekerjaan. Penerimaan karyawan yang berhasil akan menentukan jenis calon karyawan seperti apa yang sebaiknya direkrut dan diseleksi. Sementara, elemen keempat, spesifikasi pekerjaan yang menspesifikasi ciri sifat, keahlian, dan latar belakang individu yang harus dimiliki untuk mengkualifikasi pekerjaan. Elemen terakhir, pembuat keputusan harus menentukan kombinasi dari wawancara, tes atau seleksi lainnya untuk digunakan calon. Tidak ada kombinasi dari instrumen penyeleksian yang standar universal. Antarperusahaan dapat saja terjadi perbedaan langkah atau unsur yang digunakan untuk penyeleksian karyawan yang disebabkan oleh adanya perbedaan dalam kemampuan anggaran, tenaga ahli, instrumen penyeleksian, dan sebagainya. Juga tidak ada standar penyeleksian yang mampu menunjukkan yang dapat meminimalkan biaya penyeleksian yang berlaku untuk seluruh perusahaan.
Langkah - langkah teknis dalam proses penyeleksian dapat saja berbeda dari satu perusahaan ke perusahaan lainnya, namun semua langkah terjadi pada waktu tertentu atau waktu lainnya. Selain itu, urutannya dapat juga berbeda dalam perusahaan - perusahaan sesuai dengan tipe pekerjaan yang terisi dan ukuran usaha perusahaan. Prosesnya biasa dimulai dengan mereview surat - surat lamaran yang terkumpul melalui upaya rekrutmen.
Tiap langkah tersebut secara sistematis dilakukan agar hasil dari keseluruhan proses dapat diandalkan. Memang dalam kenyataan di lapangan apalagi sudah sampai pada tinjauan yang terinci, maka model langkah-langkah tersebut bisa jadi bervariasi, baik oleh perusahaan itu sendiri maupun antar perusahaan.
Pelamar yang tampaknya berkualifikasi untuk posisi yang ada kemudian dilanjutkan dengan pemeriksaan dini untuk mencari persyaratan minimal yang tersedia di pasar kerja, seperti yang ditentukan oleh spesifikasi pekerjaan. Langkah ketiga pemeriksaan formulir lamaran lengkap yang standar. Kemudian dilanjutkan dengan tes yang relevan dengan pekerjaan dan disalurkan oleh perusahaan dan kemudian diberikan kepada pelamar.
Langkah berikutnya biasanya berupa wawancara terhadap pelamar yang dilakukan departemen SDM. Latar belakang pelamar yang diinginkan baru diperiksa lebih lanjut, khususnya tentang referensi dan pengalaman kerja. Terakhir, beberapa pelamar yang ada (karena pada langkah - langkah sebelumnya ada yang ditolak) kemudian diwawancarai oleh penyelia dan atau kepala departemen SDM. Selama wawancara mendalam, syarat - syarat pekerjaan dibahas sehingga pelamar mampu mempertimbangkan masing - masing minat dalam pekerjaan. Dalam hal ini, pekerjaan dapat ditawarkan pada pelamar terbaik. Jika pelamar menolak tawaran, manajer dapat memulai proses rekrutmen lagi apabila tidak ada lagi pelamar yang berkualifikasi. Manakala pelamar menerima tawaran, maka langkah berikutnya adalah proses penempatan karyawan baru

2. Langkah - langkah Proses Penyeleksian
a. Pemeriksaan Awal
Pemeriksaan awal dimaksudkan untuk meminimalkan waktu yang digunakan departemen SDM selama proses penyeleksian dengan melepaskan para pelamar yang tidak memenuhi syarat yang sudah ditentukan perusahaan. Untuk kebanyakan jenis pekerjaan, banyak pelamar yang tidak perlu mendapat perhatian serius dan waktu dari spesialis SDM jika banyak syarat - syarat lamaran sulit dipahami. Untuk menjaga citra perusahaan yang baik, tiap pelamar harus diberi perlakuan sopan. Utamanya, pemeriksaan awal dilakukan apabila pelamar memiliki spesifikasi pekerjaan yang minim. Penilai dapat mempercepat dalam memutuskan untuk mengeluarkan pelamar yang tidak berkualifikasi. Dengan demikian, perusahaan dapat meminimalkan biaya total proses penyeleksian. Untuk itu dalam mereview surat lamaran, petugas SDM harus menentukan pelamar mana yang memiliki kualifikasi minimum yang sesuai dengan uraian pekerjaan.
Sekali dasar proses pencarian pekerjaan ditentukan, ihktisar/surat lamaran harus segera disimpan hati - hati. Selama surat lamaran berisi uraian pengalaman kerja pelamar, keabsahan isinya seharusnya diperiksa lagi karena bisa jadi mengandung informasi yang salah arah. Untuk menghindarinya, "bendera merah" perlu ditunjukkan dan diinvestigasi hal - hal sebagai berikut.
Tanda - tanda peringatan yang membutuhkan investigasi lebih lanjut terdiri atas sebagai berikut.
a) Alasan yang tidak jelas tentang kekosongan waktu pekerjaan dalam periode tertentu.
b) Pertanyaan yang samar - samar, seperti membuat daftar kondisi pengusaha dan alamat kurang lengkap.
c) Alasan yang samar - samar meninggalkan pekerjaan terdahulu.
d) Kekurangan uraian sejarah / pengalaman kerja.
Pelamar yang sebenarnya berkualifikasi bisa jadi kemudian minatnya diragukan dalam menempati posisinya. Jika pemeriksaan dapat dilakukan melalui kontak langsung dengan pelamar, maka pewawancara dapat memakai sejumlah strategi. Antara lain pewawancara dapat bertanya untuk memperoleh verifikasi. Beberapa pertanyaan mungkin dapat menyebabkan seorang pelamar menarik diri karena pertimbangan - pertimbangan lebih jauh. Pertanyaan tersebut antara lain sebagai berikut. Berapa gaji yang dibutuhkan Anda? Dapatkah Anda bekerja akhir pekan dan malam hari? Dapatkah Anda bekerja secara bergilir? Dapatkah Anda tinggal di luar kota tiga malam per minggu? Selain itu, pewawancara dapat juga menyerahkan uraian pekerjaan. Kemudian ternyata banyak pelamar yang mungkin akan kurang berminat setelah mereka mempelajari ciri pasti tentang pekerjaan, gaji, dan jam kerja.
Data pelamar yang keluar dan ditolak dalam hal ini adalah proses penyeleksian atau pada setiap hal yang lain harus dimasukkan ke catatan khusus. Catatan ini antara lain berisi indikasi apa saja pekerjaan yang ditawarkan untuk pelamar. Lalu, alasan mengapa tawaran tersebut tidak direalisasikan atau ditolak pelamar. Catatan tersebut yang kemudian dimuat dalam laporan kuartalan yang kegunaannya antara lain untuk menyempurnakan prosedur pelamaran di kemudian hari.

b. Pengisian Formulir Lamaran
Pengisian formulir lamaran adalah proses pencatatan formal tentang lamaran kerja para individu pelamar. Catatan ini kemudian digunakan oleh departemen SDM dan mungkin direview oleh agen - agen pencari karyawan. Pengisian formulir lamaran, yang menyediakan informasi yang berhubungan mengenai individu, digunakan dalam penawaran pekerjaan. Sementara itu, sumber referensi menentukan kecocokan pelamar untuk pekerjaan tertentu. Departemen yang akan menentukan persetujuan harus membacanya dengan hati - hati.
Isi formulir lamaran umumnya terdiri atas sebagai berikut.
* Nama pelamar.
* Tempat tinggal dan nomor telepon pelamar.
* Apakah pelamar berusia kerja minimum.
* Apakah pelamar dapat berbicara dan membaca serta menulis satu atau lebih bahasa asing (tergantung jenis pekerjaan).
* Latar belakang pendidikan pelamar (sesuai dengan pekerjaan).
* Pengalaman kerja pelamar, termasuk kapan mulai kerja (tanggal), kemajuan gaji, tugas dan tanggung jawab, alasan meninggalkan pekerjaan.
* Apakah pelamar dapat memenuhi syarat pekerjaan khusus, seperti bekerja di malam hari dan pada saat akhir minggu.
* Catalan pendirian / sikap pelamar.
* Keinginan pelamar untuk bepergian.
* Bagaimana pelamar telah mendengar tentang posisi pekerjaan.
* Keanggotaan dalam organisasi profesional.
* Nama kerabat yang dipekerjakan oleh perusahaan.
•    Pekerjaan lain yang ada sekarang, apakah waktu penuh atau paruh waktu.
•   
c. Penggunaan Formulir Lamaran
Formulir lamaran adalah catatan permanen dari kualifikasi pelamar untuk suatu pekerjaan. Di samping itu, untuk penyediaan informasi yang diperlukan untuk proses penyelesaian, surat lamaran juga diserahkan kepada dinas penempatan tenaga kerja sebagai laporan. Spesialis SDM mempelajari surat lamaran untuk memeriksa latar belakang pelamar yang akan dikembangkan dalam proses wawancara. Bagian terpenting dari proses penyeleksian adalah verifikasi pengalaman / sejarah kerja pelamar dan sumber rujukan. Beberapa pelamar akan memberi pengalaman yang berbeda, seperti halnya keahlian yang mereka isi dalam formulir lamaran.
Pengisian formulir lamaran dapat juga digunakan sebagai alat penyaringan untul menghasilkan penilaian umum. Di sini, spesialis SDM mereview semua surat lamaran dan menilai keinginan umum setiap pelamar. Secara subjektif, penilaian menyeluruh sering digunakan manakala banyak pelamar yang perlu dipertimbangkan. Apabila ditemukan adanya keterbatasan kelayakan latar belakang atau keahlian, mereka dapat segera dikeluarkan. Namun, yang perlu diketahui derajat tiap pelamar akan berbeda dari waktu lowongan yang satu ke waktu lowongan lainnya, seperti halnya perbedaan dalam syarat tingkat keahlian dan latar belakang pelamar. Umumnya, jika suatu spesifikasi pekerjaan yang relevan tidak tampak pada formulir lamaran, pelamar tersebut dapat dikeluarkan.

d. Pengujian (Testing)
Penggunaan pengujian dalam proses penyeleksian terkadang diadakan, tetapi di lain kesempatan tidak, tergantung kegunaan dan jenis pekerjaannya. Di samping itu, dapat jadi beberapa tes tidak handal, dan yang lainnya tidak menghasilkan perkiraan kinerja karyawan yang akurat. Persoalan pokok yang sering ditemukan adalah penggunaan tes yang bersifat umum dan tanpa mempertimbangkan keabsahannya.
Ada tiga formula penting tes seleksi agar prosesnya dapat berjalan optimal, yakni sebagai berikut.
a) Tes adalah suatu peramalan yang absah dari kinerja karyawan.
b) Tes dikembangkan, dikelola, dan dievaluasi oleh tenaga - tenaga profesional.
c) Mereka yang gagal tes dapat mengajukan permohonan hasil tesnya atau memiliki kesempatan untuk menambah kesempatan melalui kriteria seleksi lainnya.
Berikut ada Beberapa Jenis Tes;
* Tes Kepribadian dan Minat
Kedua bentuk tes ini dipakai untuk mengukur motivasi individu dalam bidang tertentu. Tes kepribadian mengukur beberapa hal, seperti kecenderungan emosi / perasaan, kemandirian, ketertutupan dan keterbukaan, kemampuan berinteraksi sosial, dan kepercayaan diri serta kejujuran. Kedua, tes ini mengasumsikan para pelamar memiliki pandangan yang lengkap untuk menggambarkan / memahami diri mereka.
* Tes Prestasi
Tes bakat (aptitude) dipakai untuuk menilai kapasitas seseorang untuk belajar, sedangkan tes prestasi untuk mengetahui derajat seseorang yang telah belajar. Karena tes prestasi mengukur perilaku yang sedang berjalan, tes tersebut mungkin merupakan prediktor terbaik untuk perubahan perilaku calon karyawan di masa depan.
* Tes Bakat
Tes bakat memiliki ciri - ciri hampir sama dengan tes kepribadian dan minat. Ciri dan kegunaan tes ini adalah sebagai berikut.
a) Mengindikasikan kemampuan atau kecocokan seseorang untuk ikut serta dalam kegiatan pekerjaan spesifik apa pun dengan berhasil.
b) Bakat di sini diartikan sebagai potensi seseorang untuk memperoleh keahlian, misalnya kemampuan intelektual, beradaptasi, dan kemampuan mekanis / gerak.
c) Mengungkapkan apa yang dapat dilakukan seseorang berdasarkan pelatihan dan pengalaman yang ada.
d) Dirancang untuk memprediksi kesempatan yang dapat dipela jari seseorang pelamar pada pekerjaan tertentu.
* Tes Pengetahuan
Jenis tes ini merupakan tes yang hasilnya paling terukur dan validitasnya tinggi. Digunakan untuk mengetahui tingkat pengetahuan seorang pelamar dalam bidang pengetahuan / keahlian tertentu. Pengetahuan yang dikuasai merupakan modal untuk keberhasilan dalam mencapai kinerja, di samping kebutuhan motivasi dan minat.
* Tes Kesehatan
Hampir semua perusahaan mensyaratkan kepada para pelamar untuk memiliki kesehatan prima agar mereka mampu melakukan pekerjaannya dengan baik dan berkelanjutan. Dengan demikian, tingkat ketidakhadiran karyawan perusahaan akan kecil. Di samping itu, diminta keterangan kesehatan dari pihak dinas kesehatan atau dokter, tidak jarang perusahaan pun melakukan tes ulang atau tes kesehatan khusus,  misalnya jenis penyakit yang terkenal saat kini seperti kelainan jantung, HIV / AIDS, dan kecanduan narkoba.


e. Wawancara
Wawancara untuk penyeleksian calon karyawan baru merupakan sebuah proses formal. Dalam prosesnya terdapat wawancara mendalam untuk mengevaluasi daya tangkap pelamar. Para pewawancara mencari jawaban tiga pertanyaan besar. (1) Dapatkah pelamar melakukan pekerjaan? (2) Apakah pelamar berkehendak mengerjakannya? (3) Bagaimana pelamar membandingkan dengan hal - hal lain yang perlu dipertimbangkan untuk pekerjaannya, seperti dalam hal prestasi akademik, kualitas pribadi (penampilan fisik, kemampuan berbicara, perbendaharaan bahasa, ketenangan, ketegasan, dan sebagainya), pengalaman kerja, kemampuan antarpribadi, dan orientasi karir dari pelamar?